Créer des questionnaires Qualiopi efficients

Dans le cadre du référentiel Qualiopi, il est devenu indispensable de bien maitriser les questionnaires pour plusieurs raisons.

La première raison est de répondre correctement aux indicateurs. En effet, il est souvent demandé d’utiliser des grilles d’analyse, des diagnostics, etc, dans les éléments de preuve.

La deuxième raison est de proposer des formations adaptées à chaque participant.

CONSTRUCTION D’UN QUESTIONNAIRE

Un questionnaire doit comprendre plusieurs rubriques et ne doit être ni trop court, ni trop long (de 5 à 15 questions) :

• Alterner questions ouvertes et questions fermées
• Les questions ouvertes amènent principalement des réponses à texte libre (qualitatives)
• Toujours commencer par une question précisant la fonction ou l’activité, ainsi que l’ancienneté de votre destinataire
• Les questions fermées amènent à des réponses préétablies (choix unique ou choix multiple)
• Prévoir des réponses avec appréciations par ordre croissant (de insuffisant à très fort)
• l’autoévaluation s’effectue avec des indicateurs de 1 à 10
• Terminer par une impression générale avec des étoiles

Un questionnaire doit également comprendre une bonne introduction explicative pour inciter vos partipants à répondre et leur indiquer la démarche ainsi que le délai de réponse. S’il n’est pas possible d’indiquer une introduction dans votre questionnaire en ligne, vous pouvez écrire vos explications dans un mail avec le lien partagé.

Il existe plusieurs façons de communiquer via un questionnaire :

Au téléphone ou en visioconférence ou en présentiel, en one-to-one (face-à-face)

Rien de tel qu’une communication directe pour poser vos questions préparées à l’avance. A privilégier avec vos clients commanditaires.

• Votre interlocuteur peut demander des informations complémentaires s’il n’a pas bien compris la question
• Vous pouvez également argumenter pour ajouter des précisions (attention à ne pas trop orienter la réponse)
• Vous pouvez rebondir sur des réponses afin d’affiner votre formation

Avec les questionnaires en ligne (ou questionnaires imprimés sur papier)

Si vous ne connaissez pas vos participants à l’avance, il est préférable alors d’envoyer des questionnaires en ligne afin de leur laisser un temps de réponse en fonction de leur disponibilité.

Vos participants n’ont pas d’accès à internet ? L’entreprise ne leur a pas créé de mail professionnel ? Les questionnaires sont donc imprimés et diffusés en direct mais prévoyez un temps de saisie des réponses si vous avez un outil pour les recueillir et ainsi en faire l’analyse.

AVANT LA FORMATION

Dès l’indicateur 4, il vous est demandé d’analyser le besoin des bénéficiaires. Prévoyez des questions ouvertes, générales et ciblées. Ex : pour une formation de création d’un site internet, vous allez poser des questions afin de remplir un cahier des charges qui vont orienter l’ajustement de vos modules.

Pour l’indicateur 8, vous devez déterminer les procédures de positionnement et des acquis à l’entrée de la formation. Le questionnaire à privilégier est l’autoévaluation des objectifs pédagogiques (centrés sur les compétences à acquérir). Cela peut être également des questions ciblées afin d’établir un niveau à l’entrée de la formation (l’indiquer dans vos prérequis).

Les réponses à ces questionnaires des indicateurs 4 et 8 vont vous permettre d’apporter les preuves dans l’indicateur 10 qui vous demande de préciser l’adaptation de vos formations. Et surtout, ne pas oublier la question afin de prévoir un aménagement si la personne est en situation de handicap.

Je vous explique tout dans la vidéo réalisée avec Florence PAULY sur sa chaine YOUTUBE : https://youtu.be/JWjpsfUCY0Y

Un dernier questionnaire à ne pas négliger si vous dispensez vos formations en présentiel : celui qui vous permet de vérifier l’adaptation des locaux et des moyens techniques, que ce soit chez votre client ou dans une salle louée. Et ce sera parfait pour répondre à l’indicateur 17 !

PENDANT LA FORMATION

Les questionnaires vont être proposés pour 2 catégories :

• les outils pédagogiques : ils vont correspondre à l’animation choisie tels que des quiz, des nuages de mots, des sondages, des post-it, etc. Cela va concerner tous les indicateurs du critère 3.
• les outils d’évaluations : ils vont permettre au formateur d’apprécier les connaissances et compétences acquises. Choisir des QCM, des classements, des associations, etc, afin d’obtenir des appréciations d’évaluation finale (en fonction des critères choisis). Cela va concerner les indicateurs 5 et 11.

APRES LA FORMATION

Les questionnaires vont être diffusés pour le recueil des appréciations des parties prenantes (bénéficiaires, clients, équipe pédagogique, organismes financeurs). C’est l’indicateur 30 qui est concerné et qui donne le top départ pour la démarche qualité. En effet, les réponses à ces questionnaires vont :

• alimenter les indicateurs des résultats qualité de l’indicateur 2
• permettre l’évaluation des intervenants/formateurs pour l’indicateur 21
• être analysées dans le tableau d’amélioration continue de l’indicateur 32

Si vous avez mis en place un questionnaire d’autoévaluation des objectifs pédagogiques, c’est le moment de le repositionner dans votre questionnaire d’évaluation à chaud afin d’analyser la progression pédagogique de vos participants.

CONCLUSION

Dans une démarche qualité, vous l’aurez compris, l’important est de tout tracer et d’analyser les réponses par la suite. Les questionnaires en ligne sont pratiques car, en fonction de l’application choisie, ils synthétisent les réponses et donnent des statistiques. La pertinence des questions est donc primordiale et doit être en adéquation avec le contenu de vos formations. Personnalisez-les le plus possible si vous souhaitez que vos clients/participants y répondent.

Mais ne négligez pas non plus le questionnaire en direct lors d’un bilan annuel avec un client par exemple. Cela maintient le lien commercial et vous pouvez en profiter pour parler de vos actualités !

Je propose plusieurs formations pour vous accompagner à préparer votre certification Qualiopi : en elearning, en distanciel ou présentiel synchrone, avec un système management qualité. Consultez le catalogue de formation ou appelez-moi pour plus de renseignements au 06 61 69 61 70.