Audit de surveillance : bien le préparer pour le valider en toute confiance
L’audit de surveillance est la 2ème étape du cycle d’audit pour confirmer votre certification Qualiopi. En effet, depuis votre audit initial, vous êtes entré dans la démarche qualité de l’amélioration continue. Vous allez prouver à l’auditeur toutes les tâches mises en place afin d’atteindre cet objectif.
L’audit de surveillance a lieu entre 14 et 22 mois après l’audit initial (voir l’article sur Centre Inffo). Voici quelques conseils pour le préparer en toute sérénité.
Bilan audit initial
Avant toute chose, commencez par établir le bilan de votre audit initial en mettant en place quelques actions :
- Relire le rapport de l’audit initial et vérifier les recommandations de l’auditeur afin d’y répondre en conformité
- Evaluer l’impact de la mise en place du référentiel sur l’activité de formation (financier, administratif, organisation, temps, etc.)
- Relever les non conformités mineures pointées durant l’audit initial, les corriger et les tracer dans le tableau d’amélioration continue
Tableau d’Amélioration Continue (TAC)
Ce tableau est mis en place avant l’audit initial et doit être mis à jour régulièrement :
- Actions curatives et/ou correctives suite à des incidents survenus lors d’une formation (ex : vous n’avez pas prévenu les apprenants d’apporter le matériel pour prendre des notes écrites)
- Actions correctives de non conformités relevées durant l’audit initial
- Actions menées suite à des retours d’insatisfaction dans les questionnaires d’évaluation à chaud et à froid
- Eléments de réponse suite à des réclamations écrites
- Collecte des éléments de veille et actions impactant la formation (règlementaire, technopédagogique et métier)
Suivi de l’état d’avancement des actions d’amélioration
L’objectif est de vérifier que :
- vos actions d’amélioration tracées dans le tableau sont bien effectuées (colonne G)
- vos actions correctives sont efficaces à 100% (colonne H). Mener une action supplémentaire tant que l’évaluation n’est pas à 100%
- vos procédures sont appliquées dans leur intégralité par rapport à ce qui est décrit (voir l’article sur la procédure de formation)
Retroplanning avant l’audit de surveillance
Il est primordial de prévoir un retroplanning entre l’audit initial et l’audit de surveillance afin d’organiser le pilotage de votre système qualité.
- Les personnes impliquées directement : assistantes de formation, formateurs/intervenants (internes ou externes), les responsables pédagogiques et/ou qualité
- Les personnes impliquées indirectement : les autres services tels que la communication (interne/externe pour la diffusion des informations), les ressources humaines (pour le recrutement des formateurs), etc.
Vous devez donc définir une périodicité (hebdomadaire, mensuel, semestriel, annuel) afin de contrôler votre démarche qualité. L’objectif est de mettre en place vos actions au fur et à mesure avant la date de votre audit de surveillance.
Depuis le mois dernier, j’accompagne mes clients certifiés Qualiopi en 2020 afin de préparer leur audit de surveillance (prestation d’audit interne).
