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Prospecter avec les réseaux professionnels

Prospecter avec les réseaux professionnels

Image par Monika Robak de Pixabay

Vous avez été nombreux à réagir suite au dernier article sur les réseaux d’entrepreneurs et je vous en remercie.

Dans les différents groupes de discussion auxquels je participe, j’indique souvent que ma prospection est efficace principalement grâce aux réseaux professionnels. Cette réponse étonne souvent les personnes qui m’interrogent.  En effet, elles ne conçoivent pas de prospecter autrement que par le téléphone ou le porte à porte.

Mon expérience de la prospection

Pendant mes années d’assistanat commercial (de 1990 à 2006), j’ai été formée à la prospection téléphonique afin :

  • de qualifier la base de données (vérifier les coordonnées du client et le bon interlocuteur)
  • d’analyser les besoins et attentes du client
  • de présenter le service avec les bons arguments de vente (script à l’appui bien entendu)

Les scripts étaient différents en fonction :

  • d’une prospection pour agrandir le nombre de prospects potentiels
  • d’une fidélisation pour proposer les nouveaux services aux clients qui connaissaient déjà la société

La marque étant connue, l’accueil était rarement négatif et j’arrivais régulièrement à obtenir des rendez-vous pour les commerciaux.

Forte de cette expérience, j’ai donc moi-même démarché mes premiers prospects au début de mon activité freelance (en 2012) en appelant les TPE, les associations qui avaient éventuellement besoin d’une secrétaire indépendante ou d’une formatrice en bureautique. Je me suis vite aperçue que je perdais mon temps car les interlocuteurs m’écoutaient courtoisement et me répondaient rapidement qu’ils n’avaient pas besoin de mes services.

En échangeant avec un professionnel en freelance, j’ai compris que j’allais devoir changer ma tactique de prospection et me tourner vers les réseaux et clubs d’entrepreneurs.

Mes choix de réseaux

BNI : prospecter en before work

C’est pourquoi j’ai commencé en répondant à une invitation auprès d’un groupe BNI (Business Network International) à côté de chez moi. La réunion se tient dans un restaurant à partir de 7h avec un petit déjeuner durant 30 mn. Cela permet à tous les membres d’arriver et de discuter avant de commencer la réunion. Celle-ci démarre à 7h45 et se tient jusqu’à 9h avec un ordre du jour bien établi. Le rythme est hebdomadaire avec une pause durant le mois d’août et la semaine entre Noël et le Jour de l’an.

Le rythme est donc assez soutenu mais l’avantage est que lorsqu’on se rencontre régulièrement, on apprend à se connaitre plus rapidement.

Autre avantage est l’infomerciale qui permet de présenter son activité en moins d’une minute : cela demande d’aller à l’essentiel et d’être créatif toutes les semaines ! Mais surtout, l’infomerciale se termine par sa propre demande spécifique : cela facilite les recommandations qualifiées provenant des autres membres.

J’ai donc obtenu mes premiers clients grâce aux premières recommandations. Ensuite, le bouche-à-oreille a fait le reste.

La CPME et le CDF : prospecter en after work

En parallèle, certains membres du BNI faisaient également partie de la CPME (Confédération des TPE et PME) et m’ont invitée à participer aux conférences et speed business organisés en fin de journée.

En adhérant à la CPME 31, j’ai découvert la force d’un réseau départemental car les événements proposés sont divers et nombreux.

Les soirées adhérents permettent de rencontrer tous types d’entrepreneurs et d’échanger librement en after work ou sur des soirées à thème. Les speed business sont également organisés régulièrement et permettent de “pitcher” en 3 mn en table ronde de 6 personnes, plusieurs fois de suite. Cela permet de voir un maximum d’adhérents en une heure. Souvent, le speed business se termine autour d’un buffet convivial et permet de terminer les discussions entamées.

Les Matinales et les Pitch My Bizz se tiennent en journée et ce sont les adhérents (ou des intervenants extérieurs) qui proposent un atelier autour d’une thématique qui répond à un besoin propre aux entrepreneurs. C’est lors d’une matinale que j’ai pris connaissance de la mise en conformité de Datadock pour les organismes de formation. Depuis, mon offre de service a évolué pour de l’accompagnement spécifique vers les organismes de formation (gestion administrative et processus qualité).

C’est grâce à la CPME que j’ai rencontré Dominique BRUNET en 2017, qui démarrait son tout nouveau Club des Dirigeants de Fenouillet.

Le CDF m’a permis d’approcher des entreprises de proximité et d’être active dans la gestion et l’animation d’un réseau sous format associatif. Les réunions mensuelles sont programmées à l’avance et plusieurs événements sont organisés entre les réunions : marche business, ateliers à thème, forum des entrepreneurs, soirée des vœux, etc. Ce club permet d’être actif et de participer en tant qu’animateur d’un atelier si un membre souhaite faire découvrir son activité. En 2019, j’ai ainsi pu animer un atelier pour expliquer la réforme de la formation et les conséquences de la loi “Avenir Professionnel” auprès des organismes de formation.

CARBAO ou PROTEINE : prospecter en middle work

J’ai également assisté en tant qu’invitée dans d’autres réseaux qui proposent des réunions sur la pause déjeuner. La réunion démarre vers 11h durant 1h30 avec un ordre du jour suivi par les membres. Les réunions ont lieu 2 fois par mois et se tiennent le plus souvent dans un restaurant ou un centre d’affaires.

Avec CARBAO, j’ai pu découvrir un nouveau groupe  qui démarre sur Toulouse, mené par Fabien SANCHEZ : tour de pitch des membres où chacun a 3mn pour expliquer son activité, proposer une demande spécifique mais également indiquer ses réussites, ses projets ou ce qui n’a pas fonctionné dans son business. Un membre présente ensuite son activité sur un format long ce qui permet d’échanger et d’entamer la discussion pour répondre aux questions. La réunion se clôture autour d’un déjeuner jusqu’à 14h. J’ai pu échanger ensuite avec une entreprise proposant des solutions informatiques.

Le Club d’Affaires Protéine est également un réseau actif avec plusieurs groupes sur Toulouse. J’ai pu assister en tant qu’invitée au groupe du Jardin des Plantes animé par Laurent DAROLLES : tour de pitch également mais ensuite un atelier de co-développement. J’ai beaucoup apprécié cette heure où chaque membre va proposer des solutions en répondant à des questions précises en fonction de la problématique d’un membre. Le membre repart avec différentes propositions auxquelles il n’avait pas pensé (j’ai testé la formule, c’est bluffant) !

CAE IMPULS’IONS  : prospecter quand on veut

La Coopérative d’Activité d’Entrepreneurs IMPULS’IONS permet à tout porteur de projet de démarrer son activité sereinement. Ce réseau est donc réservé aux créateurs d’activité qui ne veulent pas se lancer de suite en statut d’entreprise. Comme les autres réseaux, il y a les réunions mensuelles, les événements (forum d’entrepreneurs avec Evènement Ciel), les ateliers à thème, les soirées pour échanger, etc. Comme les membres sont éparpillés un peu partout en France, certaines réunions sont organisées en présentiel par région, sinon en visioconférence par petit groupe.

Dans ce réseau, j’accompagne essentiellement les formateurs au CRM DIGIFORMA ainsi qu’au référentiel QUALIOPI. Ma prospection est de leur proposer ensuite mes services dans la prise en charge des dossiers de formation auprès des organismes financeurs.

Prospecter en visioconférence

Depuis le premier confinement de mars 2020, l’activité dans les réseaux professionnels a bien changé puisque les réunions en présentiel ne sont plus possibles avec les conditions sanitaires imposées.

Les réseaux professionnels ont été les plus réactifs afin de garder le contact entre membres et organiser ainsi des visioconférences permettant :

  • de continuer à pitcher et à se recommander
  • de s’entraider sur des problématiques dues au confinement
  • de proposer un nouveau format de réunion grâce à des applications qui se sont développées
  • de laisser la liberté aux membres d’innover dans les thèmes d’atelier à proposer

Beaucoup de réseaux se sont adaptés à cette nouvelle technologie. Certains se sont même créés et diversifiés dans leurs offres de services.

Attention : même si le temps de trajet est quasi nul, il est préférable de ne pas multiplier sa présence sur plusieurs réseaux en visioconférence. Cela reste malgré tout chronophage et cela est contreproductif de se montrer partout.

Conclusion

Prospecter à travers les réseaux professionnels offre plusieurs avantages tels que :

  • la recommandation qualifiée par des professionnels
  • la visibilité auprès de plusieurs personnes en même temps
  • la convivialité d’un moment partagé
  • l’échange d’expériences et l’entraide en cas de coups durs

Les personnes rencontrées lors des différents réseaux auxquels je participe sont devenues pour certaines des clients fidèles. La publicité par le bouche à oreille se développe ensuite et ces clients deviennent des ambassadeurs afin de promouvoir vos services lorsqu’elles-mêmes sont ravies de vos services.

Participer aux réunions des réseaux professionnels m’amènent fréquemment des prospects : nous avons le temps d’échanger et nous nous voyons régulièrement ce qui facilite ensuite la décision d’émettre une offre commerciale. C’est un challenge de tous les instants car cela demande une qualité de service irréprochable : une prestation qui n’a pas répondu aux attentes et vous êtes “grillé” auprès des autres membres du réseau.

Mon conseil : ne négligez surtout pas cette manière de prospecter qui vous fera gagner du temps sur le long terme. Bien évidemment, d’autres façons de prospecter existent et sont tout aussi efficaces : cela fera l’objet d’un nouvel article 😉

Des questions ? Contactez-moi

 

Réseau d’entrepreneurs : pourquoi y participer ?

Réseau d’entrepreneurs : pourquoi y participer ?

Si on devait définir un réseau d’entrepreneurs, on pourrait parler d’une organisation communautaire basée sur :

  • l’échange
  • l’entraide
  • le développement d’affaires

Tout nouvel entrepreneur se pose la question : comment faire connaitre mon activité ou mes produits au plus grand nombre ? La plupart du temps, les réseaux sociaux sont privilégiés pour démarrer son activité car :

  • ils sont gratuits
  • Ils sont ouverts 24h/24h
  • Ils ont une audience exponentielle
  • Ils sont simples d’utilisation

Mais au bout de quelques temps, l’entrepreneur s’aperçoit que les réseaux sociaux ne répondent pas à toutes ses attentes. Il est utile alors d’aller rencontrer localement des personnes. Cela permet d’échanger, de communiquer sur son activité, de créer du lien professionnel, de “se voir en vrai” et non plus virtuellement.

Vous vous posez encore la question : Pourquoi y participer ? Voici quelques éléments de réponses afin de vous y aider (issues d’une enquête réalisée le 23/11/2020 auprès de 200 personnes via un questionnaire en ligne avec un retour de 44 réponses).

camembert-années-activité-reseau d entrepreneurs

Les Motivations pour adhérer à un réseau d’entrepreneurs

Pour agrandir son réseau

Selon l’enquête, vous êtes 82% à vouloir agrandir votre réseau. c’est donc la motivation première : entrer dans un réseau permet d’aller à la rencontre d’autres entrepreneurs venant de tous les horizons.

“Faire partie d’un réseau d’entrepreneurs favorise des rencontres avec des personnes de divers horizons professionnels. Ces rencontres m’ont permises de retravailler sur ma communication, refaire toutes mes photos professionnelles.” Fabienne

Pour se faire connaitre

“Le réseautage est une source de jouvence pour l’entrepreneur. Le réseau est un outil important pour la notoriété de son entreprise….” Dominique

Effectivement, 73% des sondés sont unanimes pour considérer les réseaux comme un lieu pour se faire connaitre. Bien sur, cela demande quelques apprentissages au début comme :

  • apprendre à pitcher (présentation de son activité en quelques minutes afin d’aller à l’essentiel) ou l’art de la prise de parole en public
  • aller à la rencontre d’entrepreneurs qu’on ne connait pas et trouver un centre d’intérêt dans la discussion
  • savoir à qui on s’adresse : prospects, clients, prescripteurs, partenaires, etc

“…Mais il faut l’aborder avec d’autres besoins, d’autres projets que celui unique de trouver de nouveaux clients. L’information, l’écoute et la bienveillance sont essentiels dans le développement de votre activité et présents dans quelques clubs réseaux.” Dominique

Pour rechercher des partenariats

En troisième point vient la recherche de partenaires pour 57% des sondés.

“Les réseaux sont très importants pour se faire un relationnel professionnel solide et pérenne.” Graziella

Tout à fait : accorder sa confiance à d’autres professionnels en vue de créer des partenariats demande à apprendre à se connaitre. Rien de tel que les réseaux pour se rencontrer régulièrement, échanger sur des sujets d’actualité et vouloir collaborer sur des projets.

“Je fais  partie d’une coopérative sous contrat CAPE, ce qui permet aussi des rencontres entre entrepreneur.es et parfois même de collaborer ensemble.” Laetitia

“Rencontrer de nouveaux partenaires est très enrichissant et va parfois bien au-delà d’une simple collaboration pour évoluer ensemble sur un projet.” Pascale

Pour sortir de l’isolement

Sortir de l’isolement, pour 50% des sondés, est une bonne motivation pour intégrer des réseaux et des clubs d’entrepreneurs.

“Faire partie d’un réseau c’est pour moi des ouvertures sur des mondes professionnels, des liens, c’est aussi apprendre des autres.” Isabelle

En effet, aller à la rencontre d’autres entrepreneurs permet d’ouvrir son esprit vers d’autres pratiques professionnelles. Cela permet d’échanger aussi avec des pairs qui ont parfois les mêmes problématiques.

“Adhérer à un réseau d’entrepreneurs, je n’y vois que des bénéfices : rompre l’isolement du dirigeant, rencontrer ses pairs, augmenter sa visibilité, générer du business ou de la recommandation.” Corinne C

Mais aussi, sortir de l’isolement permet, pour tout entrepreneur, de casser la routine et de sortir de “chez soi” (en présentiel ou en visioconférence). Alors, mieux vaut bien choisir son réseau dans ce cas là !

“Un point différenciant important pour moi : la convivialité !” Luce

Pour participer à des speed business

Qui n’a jamais participé à des tables rondes de 4 à 6 personnes communément appelées des “speed business” (attention à ne pas confondre avec les speeds dating 😉). Tout réseau qui se respecte propose “son” speed business qui permet :

  • de présenter  son activité, ses produits, son actualité
  • d’échanger ses cartes de visite afin de garder une trace du contact
  • de demander des recommandations spécifiques et ciblées
  • de prospecter efficacement

Pour 36% des sondés, c’est l’étape incontournable de faire partie d’un réseau.

“Le bouche à oreille est, à mon sens encore aujourd’hui, le meilleur moyen pour se faire connaître.” Laetitia

En effet, le réseau va permettre une mise en relation par le bouche à oreille et la recommandation qualifiée. Tout le monde est unanime pour vous dire que cela fait gagner du temps.

“Adhérente au club depuis 3 mois, j’en suis ravie. J’ai avancé plus vite en 3 mois qu’en 6 mois toute seule.” Noémie

“Rien de mieux que le bouche-à-oreille ! Les membres d’un même réseau pro sont les meilleurs commerciaux qui puissent exister.” Pascale

Pour faire de la veille

En dernière position, pour 14% des sondés, faire partie d’un réseau permet de faire de la veille. En dehors des réseaux sociaux, rien de tel que de faire partie d’un réseau professionnel pour aller à la rencontre de ses pairs et de comparer ses points de vue sur le métier.

“Faire partie de ce réseau me permet d’échanger sur les pratiques de mon métier. Les technologies évoluent tellement vite que je n’ai pas le temps de tout essayer. J’en profite pour demander des conseils.” Corinne M

What Else ?

Pour prospecter

“Le réseautage m’a amené mes premiers clients, qui ensuite m’ont eux-mêmes apporté les clients suivants. Convaincu de la pertinence de ce système de prospection commerciale, j’ai ensuite souhaité créer mon propre réseau. C’est chose faite depuis début 2020 !” Hervé

Bien sur que le réseau permet à tout entrepreneur de prospecter. Cela permet d’affuter ses arguments et de mettre en place ses objections, en toute bienveillance !

Pour s’entraider

Combien d’entrepreneurs démarrent leur activité avec des questions et n’arrivent pas à trouver de réponses. Le réseau est le lieu privilégié pour s’entraider, s’échanger les expériences, parfois même consoler quand ça ne va pas du tout.

“C’est un apport de connaissances complémentaires et avis important sur notre activité. De mettre en avant et résoudre nos défauts et de réajuster tout ceci afin de proposer le meilleur de nous-mêmes dans la valorisation de notre prestation et produits proposés. De la bienveillance pour tous.” Sarah

Pour les thématiques abordées

Beaucoup de réseaux sont généralistes mais certains peuvent être “spécialisés” en fonction de votre activité. Il est donc important de le choisir en connaissance de causes afin que les échanges soient productifs. Rien de plus énervant quand on a l’impression d’y perdre son temps.

“Le moins évident est de trouver le club d’affaires qui colle le plus à votre état d’esprit et soit “efficace” en termes d’échanges.” Laure

Certains réseaux offrent également des ateliers animés par les membres eux-mêmes. Cela permet à chacun qui souhaite animer un atelier de se faire connaitre. En plus d’apporter des connaissances aux autres membres, cela permet de faire monter en compétences sur des sujets bien spécifiques.

“J’ai choisi ce réseau (qui d’ailleurs, avant d’être un “club” est un syndicat) parce que le nombre et le format des événements sont riches. Je peux ainsi mieux adapter ma stratégie et ma disponibilité aux objectifs recherchés.” Larry

Combien de réseaux

La question sur le nombre de réseaux auxquels vous allez participer est surtout fonction de votre disponibilité et de vos objectifs de développement.

Pour la majorité (59% des sondés), participer à un seul réseau est assez chronophage. Alors que d’autres participent à 3 réseaux (16% des sondés) ou plus (11% des sondés). Tout est donc question d’organisation mais aussi de budget (certains réseaux sont gratuits mais la majorité demande une adhésion).

camembert budget réseau d entrepreneurs

Le budget

Participer à un réseau peut être considéré comme des frais à part entière car cela va permettre le développement de votre entreprise : frais de prospection, frais de communication, etc. Voici les résultats de l’enquête concernant ce sujet :

Bon nombre de sondés (36% cumulés) consacrent un budget inférieur à 100€, ayant une activité qui démarre ou au contraire, ayant plus de 8 ans d’activité.

A l’inverse, 28% des sondés (cumulés) consacrent un budget supérieur à 500€, ayant une activité pour moitié entre 1 à 3 ans et l’autre moitié entre 4 à 7 ans.

27% des sondés consacrent un budget de 250€ à 500€ annuel, ayant une activité depuis plus de 3 ans.

Mais il n’y a pas que le prix à tenir compte. La disponibilité de chacun va orienter le choix de ses réseaux.

afterwork-reseau d entrepreneurs

A quel moment de la journée

Pour beaucoup, vous préférez réseauter en fin d’après midi (43% des sondés) en “after work”, en mode détente avant de rentrer chez soi.

Vient ensuite le “before work” pour 39% des sondés, c’est-à-dire tôt le matin en mode petit-déjeuner, ce qui permet de bien démarrer la journée et d’être opérationnel dès 9h.

Pendant que 36% des sondés réseautent en soirée en mode “diner”. Attention, prévoir un budget supplémentaire pour payer le repas (souvent non compris dans le prix de l’adhésion).

Enfin, 25% des sondés réseautent en milieu de journée, souvent avec une réunion qui démarre vers 11h et qui se poursuit autour d’un déjeuner. Là aussi, prévoir un budget supplémentaire pour le prix du repas.

Notez que depuis le confinement en mars 2020, les habitudes ont bien changé et les réseaux s’organisent de plus en plus en visioconférence. Cela permet de garder le lien et cela enlève bien des contraintes (temps de trajet notamment). Par contre, pour ceux qui aiment réseauter autour d’un bon verre ou d’un bon repas, réseauter en visioconférence perd un peu en convivialité !

Les Freins pour adhérer à un réseau d’entrepreneurs

Comme j’ai évoqué les motivations en premier lieu pour aborder votre participation ou non à un réseau d’entrepreneurs, certaines objections peuvent venir freiner votre ardeur à y adhérer.

Sans surprise, la majorité (52% des sondés) invoquent le prix de l’adhésion. C’est pourquoi beaucoup d’entrepreneurs n’adhèrent qu’à un seul réseau.

Mais il faut également ajouter les problèmes d’horaires (pour 46% des sondés) car la journée n’est pas extensible ! Participer à un réseau est chronophage et vous devez faire attention au moment idéal de la journée pour y participer, en fonction de l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle.

Attention également au temps de trajet (pour 20% des sondés) et aux frais annexes (pour 18% des sondés). Le lieu doit rester à proximité (du lieu de travail ou du domicile) et les frais de repas doivent rester sur une moyenne de 20€ à 25€ pour rester abordables.

Conclusion

Vous l’aurez compris, participer à un réseau d’entrepreneurs est passionnant car vous allez rencontrer des entrepreneurs tout aussi motivés que vous pour échanger sur vos activités respectives.

Pour ma part, j’ai commencé mon activité avec 2 réseaux en before work et after work. J’ai adhéré à un 3ème réseau plus spécialisé car il propose des rencontres le samedi matin. Depuis début 2020, je privilégie les réseaux où je peux travailler en mode collaboratif, ce qui correspond mieux à mes valeurs.

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CRM logiciel dédié à la gestion relation clients

CRM logiciel dédié à la gestion relation clients

Encore un article sur le CRM, me direz-vous ? En fait, je m’aperçois que beaucoup de professionnels rencontrés dans mes réseaux n’utilisent pas de logiciel dédié à la relation clients et me posent régulièrement la même question : c’est quoi un CRM ? Cet article va vous éclairer sur ce sujet.

1- Les éléments déclencheurs avant d’acquérir un logiciel CRM

Se constituer une base de données Prospects/Clients

Que faites-vous des cartes de visite que vous collectez durant vos rendez-vous :

  1. Elles s’empilent dans un coin du bureau
  2. Je les stocke dans un porte-carte
  3. Je les demande en contact sur les réseaux sociaux
  4. J’utilise une application qui les photographie et les sauvegarde dans mon téléphone
  5. Je les enregistre dans un tableau Excel

A part les deux premières réponses, vous commencez à constituer votre base de données qui servira pour votre prospection. En effet, garder les coordonnées sur un outil digital ou bureautique permet de répertorier les informations professionnelles de vos contacts et facilite la recherche en cas de besoin. De plus, vous pouvez également enregistrer des informations qualitatives telles que leur activité, la date et les circonstances de rencontre, etc.

Editer des devis et factures en conformité à la loi

Beaucoup d’entreprises non assujetties à la TVA utilisent encore un support bureautique (tel que Word ou Excel)  ou un logiciel gratuit qui leur permet d’éditer des devis et des factures. Mais attention à faire apparaitre les mentions légales exigées lors de l’édition des documents :

  • coordonnées du prestataire et du prospect,
  • Statut, forme juridique et identification (SIREN) du prestataire
  • N° du document et date d’émission,
  • durée de validité,
  • description de l’offre,
  • tarifs (prix unitaire et quantité),
  • net à payer, sinon mentionner tarifs HT, TVA (indiquer le taux et le montant) et TTC
  • conditions et délai de paiement,
  • la mention si la TVA est non applicable
  • TVA intracommunautaire si la TVA est applicable
  • Clause de retard de paiement
  • etc

Cette liste n’est pas exhaustive car d’autres mentions peuvent apparaitre selon votre prestation (service ou produit), votre activité (réglementée ou non), etc.

Attention également à la règle de numérotation des documents : celle-ci doit être basée sur une suite chronologique et sans rupture. Il est donc interdit de les supprimer ou d’utiliser les mêmes numéros.

Suivre les statistiques de son activité

Tout chef d’entreprise, même d’une TPE, doit pouvoir piloter son activité commerciale. Il doit d’abord définir ses objectifs stratégiques et les suivre grâce à des tableaux de bord opérationnels.

Dans un premier temps, vous suivez vos devis en fonction de leur état :

  • acceptés et transformés en facture,
  • à relancer,
  • perdus ou sans suite.

état des devis dans un logiciel crm

Ensuite, vous regardez le chiffre d’affaires généré par vos factures en fonction de vos objectifs fixés (mensuels, trimestriels, annuels). En parallèle, vous vérifiez également l’état de vos factures (en cours, en retard, payée, archivée).

Enfin, vous enregistrez vos achats de fournitures et dépenses de fonctionnement afin de surveiller votre trésorerie.

Vos tableaux de bord vont reprendre le chiffre d’affaires engendré par vos devis et factures et vous permettre de visualiser le développement de votre activité.

Si vous multipliez les supports pour répondre à ces 3 piliers, alors vous pouvez envisager d’utiliser un outil qui contient toutes ces fonctionnalités afin de vous faire gagner du temps. Bienvenue dans le monde de la Gestion Relation Client efficace !

2- L’utilité d’un logiciel CRM dans son entreprise

Vous l’aurez bien compris, un CRM est un logiciel de gestion commerciale qui assure le développement et le maintien de votre activité grâce à différents modules intégrés. Le module Ventes (clients/devis/factures) est le cœur de votre logiciel CRM parmi d’autres modules plus techniques en fonction de vos besoins (RH, Chantiers, Formation, Planning, Stock, etc).

Prospecter efficacement

Base de données fiable et mise à jour

Vous allez constituer votre base de données prospects de manière qualitative. Pour cela, vous pouvez :

  • soit créer vos fiches prospects à partir des données que vous saisissez
  • soit à partir de fichiers à importer

Dans tous les cas, la constitution d’une base de données doit être fiable et mise à jour régulièrement d’où l’intérêt du CRM qui permet à tout “utilisateur” de le faire en temps réel. Un autre intérêt est de qualifier sa base de données en indiquant :

  • l’origine du contact (site, réseaux sociaux, réseaux professionnels, salons, etc)
  • le type d’activité (artisanat, commerce, industrie, indépendant, association, etc)
  • le type de prestation ou de produit proposé en fonction de votre activité

Vous pouvez également mettre en place un suivi commercial en saisissant un compte-rendu (téléphonique, présentiel, etc.) directement dans la fiche prospect ce qui vous permet de conserver un historique de vos échanges.

Attention, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre désormais la collecte des données :

  • avoir le consentement des vos contacts
  • collecter les données dont vous avez besoin
  • les stocker sur un logiciel lui-même en conformité au RGPD (sécurité des données)
  • les archiver lorsque vous n’avez pas utilisé sa fiche depuis plus d’un an

Intégration d’outils marketing

Certains logiciels CRM offrent dans leur abonnement des outils marketing en lien avec votre site web ou vos réseaux sociaux. Cela augmente les contacts entrants et offre une analyse plus fine des besoins et attentes de vos prospects.

Devis en bonne et due forme

Comme nous l’avons vu précédemment, votre devis doit faire apparaitre des mentions obligatoires. Grâce au CRM, ces mentions sont automatiquement intégrées dans le corps de votre devis. Il vous reste à personnaliser votre devis avec les champs paramétrables tels que votre logo, vos coordonnées, vos conditions d’acceptation. Vous pouvez même intégrer vos conditions générales de ventes à la fin du devis.

Le logiciel CRM vous permet aussi d’aller chercher les données directement dans votre base clients, dans votre base services ou produits (avec les tarifs), d’indiquer vos délais de livraison, vos conditions de règlement, etc. Il calcule automatiquement les prix en fonction des quantités et des remises éventuelles, du taux de TVA indiqué, etc.

Connaitre et mieux fidéliser ses clients

Lorsque vos prospects deviennent clients, le logiciel CRM va gérer la facturation à partir des données déjà saisies dans vos devis. La numérotation des factures s’incrémente automatiquement et vos factures sont datées du jour. Il est désormais impossible de modifier ces 2 paramètres (suite à la loi anti-fraude). Vous n’avez donc plus à contrôler si vos factures sont conformes car le CRM est paramétré pour faciliter cette tâche à votre place.

Comme les devis, les factures sont maintenant éditées en format lecture seule non modifiable (pdf) et vous pouvez les envoyer directement à vos clients et les stocker en version numérique, ce qui évite une gestion de papier importante.

Mais la relation ne s’arrête pas à la facturation. L’analyse du chiffre d’affaires est importante pour les objectifs de résultats de votre entreprise. C’est pour cela que le CRM va vous aider à mieux connaitre les préférences d’achat de vos clients et ainsi mieux comprendre leurs besoins et leurs attentes.

Outil de pilotage et d’aide à la décision

Il est important de vérifier toutes les fonctionnalités existantes dans un CRM et ainsi de le choisir en fonction de vos besoins et de vos objectifs d’aide à la décision. Un CRM, outre sa fonction d’éditer des devis et des factures, doit permettre de suivre les statistiques de votre activité commerciale.

Tunnel de vente

Certains logiciels CRM proposent des “tunnels de vente” qui donnent une vue d’ensemble du cycle de vente du premier contact jusqu’à la proposition gagnée.

tunnel de vente dans un logiciel crm

Statistiques et tableaux de bord

Vous pouvez également suivre les statistiques de :

  • vos nouveaux prospects
  • vos devis gagnés et facturés
  • vos plus gros clients
  • les factures impayées à relancer
  • etc.

histogrammes-crm-logiciel-relation-clients

D’autres fonctionnalités existent et sont propres à chaque éditeur de logiciel. Il est donc important de lister les informations qui vous aideront à suivre votre activité commerciale (et votre trésorerie si vous choisissez d’intégrer ce module).

3- Les différents logiciels CRM

Le CRM parfait n’existe pas et il est difficile d’en choisir un parmi tous ceux qui sont proposés à la vente (voir le comparateur CELGE : n’hésitez pas à télécharger leurs livres blancs).

Vous avez la possibilité d’installer un logiciel CRM gratuit au début pour vous familiariser avec la saisie des données. Certains CRM proposant des abonnements mensuels vous font bénéficier d’un essai gratuit de quelques jours afin de tester les différentes fonctionnalités et de vérifier s’il correspond bien à vos besoins.

Si beaucoup de logiciels CRM sont généralistes et accessibles à de nombreuses entreprises, certains sont plus spécialisés en fonction de :

  • votre activité principale
  • la taille de votre entreprise
  • nombre de commerciaux ou d’utilisateurs
  • votre appétence à l’utilisation des outils digitaux
  • etc

Si malgré toutes ces explications, vous hésitez sur l’utilité ou le choix d’un CRM, je vous propose de me contacter afin d’effectuer ensemble un audit gratuit de votre gestion administrative et commerciale.

Devenir formateur : Pour qui ? Pour quoi ?

Devenir formateur : Pour qui ? Pour quoi ?

Devenir formateur : est-ce accessible à tous ?

Dans l’absolu, la réponse est oui. Je vais néanmoins la nuancer en complétant avec deux autres questions :

  • Votre domaine d’activité se prête t-il à la formation ?
  • Quel est votre objectif pour devenir formateur ?

J’accompagne depuis plusieurs années des organismes de formation et des formateurs indépendants dans leurs systèmes management qualité (Datadock et Qualiopi ensuite) et administratif (monter et suivre les dossiers de financement des bénéficiaires).

De par mon expérience en tant que formatrice dans différentes activités, j’ai eu l’opportunité de guider plusieurs personnes dans leur développement professionnel pour être acteur de formation. Dès lors, j’ai décidé de répondre à la demande en créant une prestation “Devenir formateur”.

Devenir formateur : Pour qui ?

Vous avez un domaine d’activité :

  • dans le coaching ? consulting ? développement personnel ? : la formation va vous permettre d’ajouter une compétence dans l’accompagnement et les conseils auprès de vos clients
  • dans les domaines du web et du digital ? : la formation va vous permettre de répondre aux besoins d’autonomie de vos clients
  • dans les domaines de l’informatique et des logiciels ? : la formation va vous permettre de fidéliser vos clients
  • dans les domaines de qualité et sécurité ? : la formation va vous permettre de vous différencier de par votre expertise
  • etc

Alors, devenir formateur est une opportunité qui permet d’accroitre votre activité. Ainsi, vos prestations prendront de la valeur ajoutée en développant les compétences de vos clients !

Devenir formateur : Pour quoi ?

Je ne vais pas vous parler ici de “comment devenir formateur” (voir Conseils Organisme de formation) mais de vos motivations pour devenir formateur indépendant ou organisme de formation.

Formateur indépendant

Vous souhaitez être seul à proposer vos actions de formation soit :

  • directement auprès de vos bénéficiaires
  • en tant que prestataire par le biais d’un centre de formation, d’une école, d’un organisme consulaire (CCI, CMA, etc)

Organisme de formation 

Vous êtes une entreprise, une association ou de manière générale une structure de droit public ou privé, et souhaitez créer une activité de formation. De ce fait, votre organisme peut faire appel à des formateurs internes (salariés) ou à des formateurs externes (prestataires de service ou sous-traitants)

Motivations

En fonction de votre statut et de votre domaine d’activité, plusieurs motivations peuvent vous inciter à devenir formateur. Voici quelques exemples relevés auprès des formateurs que j’ai accompagnés mais la liste n’est pas exhaustive :

– Transmettre son savoir, son expertise au travers d’objectifs pédagogiques (développement de compétences)

– Diversifier ses activités en alternant prestation de service et formation

– Garder la relation commerciale à la suite d’une vente d’un produit ou d’un service

– Faire bénéficier des financements de formation pour ses clients

– etc

Devenir formateur : encore des questions ?

Si vous souhaitez des conseils sur votre projet professionnel afin de créer votre activité de formation, je suis à votre écoute afin de répondre à vos questions.

Depuis 2017, j’ai accompagné plusieurs personnes à créer leur organisme de formation et les retours de mes clients sont unanimes : ils ne sentent pas seuls et gagnent du temps à monter leur projet.

Alors, motivé ? Contactez-moi.

 

 

Coworking : travailler autrement

Coworking : travailler autrement

Je travaille dans un espace de coworking depuis février 2019 et je n’y trouve que des avantages. Je vous explique tout !

C’EST QUOI UN COWORKING ?

C’est avant tout un espace de travail partagé qui allie autonomie et collaboration.

Le coworking s’est développé début des années 2000 avec l’objectif d’inter-échanger au sein des entreprises afin de partager les connaissances. Le fait d’être dans le même espace a permis de rendre la communication interne plus rapide.

La plupart des espaces de coworking sont sous format “open space” (bureau ouvert) et ouvrent leur porte à tout type de travailleurs : indépendants, start-up, salariés en télétravail, etc.

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COWORKING Ô31

Le coworking Ô31 est né en février 2019 sous l’impulsion de Dominique BRUNET, président du Club des Dirigeants de Fenouillet.

Partant de plusieurs constats :

  • avoir un lieu calme pour se réunir : les cafés sont une solution au départ mais ce n’est pas pérenne.
  • avoir un lieu de proximité dans le Nord de Toulouse : se rapprocher et gagner en temps de trajet.
  • avoir un lieu indépendant : permettre aux membres d’animer les ateliers du jeudi du CDF.
  • avoir un lieu à soi : répondre à la demande de plusieurs membres du CDF d’avoir un bureau en dehors de chez soi.

Dominique s’est alors mis en quête de trouver un local au Nord de Toulouse : deux mois plus tard, nous avons intégré et aménagé nos bureaux au 31 route de Paris à Aucamville.

Ce coworking est composé de :

  • 6 bureaux cloisonnés de 10 à 26 m2
  • un open space de 8 bureaux
  • une salle de réunion / formation pour 8 personnes maxi (avec les conditions sanitaires actuelles)
  • des parties communes : toilettes, cuisine aménagée, bureau d’accueil (salle d’attente)

J’ai décidé de participer à cette nouvelle aventure humaine dès la création ainsi que 9 autres membres, en intégrant au départ un bureau partagé.

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LES AVANTAGES

1 – Mon activité

Depuis l’ouverture du coworking Ô31, j’ai développé mon activité :

  • grâce à un lieu accessible où je peux recevoir mes clients, fournisseurs, partenaires, etc
  • grâce à des échanges entre coworkers
  • grâce à des recommandations qualifiées
  • grâce aux différents ateliers / événements organisés régulièrement : petits-déjeuners, ateliers organisés par un coworker, ateliers à thème, afterwork, etc

2 – Vie en groupe

Vivre dans un espace de coworking modifie nos méthodes de travail : meilleure productivité, horaires cadrés (équilibre vie personnelle/vie professionnelle), matériels à disposition (imprimante en réseau, accès wifi, vidéoprojecteur, etc). Cela induit une mutualisation des frais et un coût réduit pour chaque coworker.

Le travail collaboratif prend tout son sens en menant des projets communs, en se soutenant les uns les autres, en libérant notre esprit créatif, etc.

3 – Les ateliers

Chaque coworker a l’opportunité d’animer un atelier (en présentiel ou en visioconférence) avec un calendrier prévu à l’avance. Cela permet de se faire connaître  :

  • auprès des coworkers présents
  • auprès d’invités extérieurs intéressés par le thème proposé

réunion-petit-déjeuner-coworkingLes prochains ateliers sont :

  • 2 septembre 2020 à 8h : petit-déjeuner sur le thème “Comment relancer son activité après les vacances” Lien d’inscription
  • 10 septembre 2020 à 17h30 : atelier QUALIOPI animé par moi-même lien d’inscription
  • 18 septembre à 18h30 : afterwork ouvert à tous (lien d’inscription à suivre sur la page Facebook)

CHOISIR SON COWORKING

Après avoir défini le besoin de travailler hors de chez soi, choisir son espace de coworking nécessite de se poser certaines questions. Voici quelques conseils :

  • emplacement géographique : privilégiez un lieu à moins de 15 à 20 mn de chez soi (en voiture, en vélo, à pieds, etc). C’est le temps psychologique à ne pas dépasser pour être ni trop proche ni trop loin de son domicile.
  • lieu accessible : en fonction du moyen de locomotion choisi, vérifiez s’il y a un parking pour se garer, un arrêt de bus à proximité, le métro pas trop loin si besoin d’aller en centre ville, accessibilité aux personnes handicapées, etc
  • nombre de coworkers : en fonction du nombre de coworkers, vous serez à même de multiplier les échanges et les opportunités.
  • lieu de rdv : si vous souhaitez recevoir vos clients, fournisseurs, collaborateurs dans un lieu propice au travail, privilégiez une pièce aménagée.
  • ambiance : en fonction de votre recherche d’un lieu calme ou au contraire qui grouille de conversations. Vérifiez s’il existe une pièce isolée pour être au calme de temps en temps.
  • spécialités métiers : informez-vous des activités des coworkers (plutôt numérique/web/digital, plutôt commerciale, plutôt formation, etc) car cela permet d’élargir son réseau. Certains coworkings sont très spécialisés sur un domaine d’activité en particulier
  • salle de réunion / formation : si vous êtes coach/formateur, assurez-vous que la pièce soit adaptée (vidéoprojecteur, paperboard, écran, accès wifi, etc) avec un calendrier pour les disponibilités.
  • réseaux professionnels : certains coworkers font partie de réseaux professionnels. Multipliez le bouche à oreille en répondant à des invitations !

Cette liste n’est pas exhaustive et bien d’autres critères existent pour choisir votre espace de coworking. Je serai ravie de répondre à vos questions !  Me contacter

Adhérente au réseau FFMAS

Adhérente au réseau FFMAS

Cela fait maintenant plus de 3 ans que je suis adhérente au réseau FFMAS (Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat).

C’est quoi la FFMAS

C’est une association nationale créée en 2005 grâce à différents membres fondateurs et regroupement d’associations existantes. A ce jour, elle compte plus de 650 membres adhérents.

Son objectif : promouvoir le métier de secrétaire assistant auprès des instances professionnelles, institutionnelles et gouvernementales

Son slogan : Se préparer au enjeux et compétences de demain !

Qui sont les adhérent.e.s de la FFMAS

Ce réseau spécifique s’adresse à des professionnels (secrétaires/assistants, Chefs d’entreprise, Lycées professionnels, etc) aussi bien salariés (TPE/PME, Groupe, etc) qu’indépendants (en freelance).

Les rencontres sont organisées au travers de délégations régionales à travers des conférences ou des ateliers dont les thèmes sont en lien avec l’évolution du métier :

  • La Cybersécurité
  • les Réseaux Sociaux et la communication digitale
  • L’intelligence émotionnelle au service du management
  • Les Hard Skills et les Soft Skills
  • Ateliers sur les outils bureautiques du PackOffice
  • Ateliers sur les applications Google
  • etc

D’autres rencontres nationales sont organisées toute l’année, ainsi qu’un congrès annuel qui a lieu sur 3 jours à Paris (fin octobre/début novembre) en proposant différentes conférences avec des intervenants de qualité.

Les différentes commissions nationales

  • valorisation-assistantesINNOV’ACTION

Cette commission accompagne les entreprises dans leurs missions d’anticipation, de formation et de mise en réseau au sein de leur structure.

Objectif : apporter des solutions pour se préparer aux enjeux de demain et développer le potentiel des secrétaires-assistants en entreprise.

 

  • OBSERVATOIRE METIERdu-calvier-au-cloud

Cette commission permet d’observer les évolutions des différents métiers d’assistanat et de sensibiliser aux évolutions à venir.

Objectif : mener des études prospectives et créer des temps d’échanges avec l’ensemble des partenaires et acteurs de la profession.

 

  • titres-professionnels-secrétariatINTERFACE EDUCATION-FORMATION-EMPLOI

La commission EFE collabore activement auprès du Ministère de l’éducation nationale en participant aux différentes réformes des Titres et Diplômes de la filière professionnelle.

Objectif : promouvoir une meilleure reconnaissance des qualifications à travers une revalorisation des titres, rémunérations et droit à la formation tout au long de la vie.

 

La Commission Entrepreneuriat Secrétariat Indépendantentrepreneuriat-secrétariat

Depuis 2015, il existe la Commission ESI – Entrepreneuriat Secrétariat Indépendant qui regroupe des secrétaires-assistants indépendants ou externalisés venant de toute France.

Cette commission se regroupe une fois par mois (en visioconférence) afin d’échanger sur les pratiques  et besoins de chacun et chacune :

  • Quel statut juridique ?
  • Quelle offre tarifaire ?
  • Quelle démarche commerciale ?
  • Comment faire face à la crise sanitaire ?
  • etc

Chaque membre anime en binôme un atelier sur le thème qu’il veut développer en fonction de son besoin, actualité, etc. Personnellement, j’ai programmé d’animer au dernier trimestre 2020 un atelier pour sensibiliser à la mise en conformité RGPD concernant notre activité.

La FFMAS Occitanie propose également une commission “emploi”, des avantages partenaires (ex : salles de séminaire avec des hôtels de la région), des rencontres dans différentes villes de notre région afin de se rencontrer, des fêtes de secrétaires, etc.

Etre adhérente à la FFMAS ;

  • cela m’apporte une crédibilité en tant qu’assistante manager
  • cela me permet de faire de la veille sur mon métier
  • cela me permet d’avoir un réseau de secrétaires que je peux recommander

Si vous avez envie d’en connaitre davantage, rien de plus simple : me contacter.