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La formation par visioconférence

La formation par visioconférence

Conséquences du confinement

Depuis le début du confinement le 16 mars dernier, les autorités préconisent fortement de travailler chez soi en télétravail si l’activité le permet.

Dans le cas de la formation, si les formateurs dispensent des formations en présentiel (dans une salle prévue à cet effet), le centre de formation n’a pas d’autres choix que de fermer.

C’est sans compter sur la visioconférence !

La Visioconférence, c’est quoi ?

La visioconférence est une technique permettant à plusieurs individus de communiquer à travers son ordinateur ou son smartphone grâce à la vidéo et à l’audio. C’est donc une réunion en ligne !

Mon objectif n’est pas de vous vanter un outil de webconférence plus qu’un autre. Je vous laisse suivre ce lien qui propose un tableau comparatif des 20 outils les plus appréciés.

Pour beaucoup de formateurs (et d’autres professionnels qui reçoivent du public), la visioconférence est la porte de sortie qui va permettre de continuer à travailler !

Détails pratiques pour préparer sa visioconférence

Si comme moi, vous n’êtes pas “internet native generation”, la tâche peut paraître ardue de prime abord ! Quelques conseils avant de vous lancer :

  • Combien de visioconférences (par semaine, par mois) ?
  • Quelle durée de la conférence (maxi 3 heures pour ne pas sortir épuisé) ?
  • Combien de personnes durant la conférence ?
  • Voulez-vous partager votre écran (tous les outils ne le proposent pas) ?
  • Avez-vous un casque-micro ou des oreillettes de téléphone pour l’audio ?
  • Avez-vous une webcam amovible si vous proposez des mises en situation ?
  • Prévoyez-vous de diffuser votre conférence en replay ensuite ?

D’autres questions peuvent encore se poser. Mais en répondant à ces 7 questions, cela va vous aiguiller dans le choix de votre outil.

Certains sont gratuits (opensource) mais limités sur des fonctionnalités (telles que durée, nombre de participants, enregistrement vidéo);

D’autres proposent un test gratuit durant quelques jours afin de se familiariser à l’outil (j’ai mis 3 jours pour préparer mon premier webinaire 😁);

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Privilégiez ceux qui proposent également des tutoriels, je peux vous garantir que vous gagnerez du temps !

Conclusion

Si vous aussi, vous êtes formateur et que vous voulez continuer à travailler, la visioconférence est la solution !

Cela demande d’adapter ses formations (n’est-ce pas ce qui est demandé dans l’indicateur 10, critère 3 du référentiel QUALIOPI ?) et de trouver l’outil avec lequel vous êtes le plus à l’aise et qui correspond à vos besoins.

Pour ma part, j’ai choisi Gotomeeting (abonnement payant mais permettant d’enregistrer pour le replay), Skype (pour ceux qui ont Microsoft) et Talky (outil gratuit).

Je commence mes formations en visioconférence à partir d’aujourd’hui ! Et vous ?

Qualiopi pour les organismes de formation

Qualiopi pour les organismes de formation

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Longtemps appelé RNCQ, voici le nouveau nom du référentiel qualité pour le secteur de la formation professionnelle : QUALIOPI !

QUALIOPI, c’est quoi ?

C’est donc la marque du référentiel qualité (décret 2019-565 du 6 juin 2019). Elle donne lieu à une certification pour les organismes de formation qui veulent continuer  à bénéficier de prise en charge de leurs formations auprès des fonds publics de financement (OPCO, Pôle Emploi, Région, plateforme CPF, etc).

Ce référentiel répond à la réforme de la formation par la loi “Avenir professionnel” du 5 septembre 2018. Cette loi prévoit une nouvelle définition de l’action de formation (parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel)  qui peut être réalisée :

  • en présentiel
  • à distance
  • en situation de travail (AFEST)
  • Mixte

Cela concerne :

  • les organismes de formation,
  • les centres de formation professionnelle pour adultes,
  • les Centres de Formation d’apprentis (CFA),
  • les Centres de Bilans de Compétences (CBC),
  • les prestataires permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE).

QUALIOPI est-il obligatoire ?

Si vos clients financent eux-mêmes leurs formations, il n’y a pas lieu de demander la certification.

Si vos clients veulent financer les formations que vous proposez avec les fonds publics (Etat, Région, Pôle Emploi, plateforme CPF, etc) ou mutualisés (OPCO), vous devrez répondre aux critères en suivant le guide de lecture mis à disposition sur le site du Ministère du Travail et vous préparer à passer une certification qualité.

QUALIOPI et DATADOCK, c’est quoi la différence ?

Le référentiel DATADOCK a répondu à la réforme de la formation professionnelle du 5 mars 2014 avec la mise en application du décret n°2015-790 du 30 juin 2015 (voir l’article à ce sujet) qui prévoyait une mise en conformité des organismes de formation répondant à 6 critères (soit 21 indicateurs) sur les thèmes de :

  • Identification des objectifs des offres de formation
  • Adaptation des offres de formation en fonction du public de stagiaires
  • Adéquation des moyens (pédagogiques et techniques) des offres de formation
  • Qualification des professionnels en charge de la formation
  • Information au public des offres de formation et des résultats obtenus
  • Prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires

Les réponses à ces critères sont présents sur la base de données DATADOCK, consultables par tous les OPCO (OPérateurs de COmpétences, pour le financement des formations auprès des entreprises jusqu’à 50 salariés).

QUALIOPI répond donc à la loi du 5 septembre 2018 (cf QUALIOPI c’est quoi ?) et propose 7 critères avec 32 indicateurs (28 indicateurs pour les actions de formation) avec un critère supplémentaire à DATADOCK :

  • L’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

La grande différence avec QUALIOPI est que votre organisme de formation se prépare à mettre en place une certification qualité avec un audit initial, un audit de surveillance (entre 14 et 22 mois) et un audit de renouvellement avant les 3 ans.

Vous devez faire appel à un organisme certificateur (demander plusieurs devis pour comparer les prix suivant plusieurs critères) et prévoir un rendez-vous avant fin 2020  afin d’être audité.

Comment mettre en place QUALIOPI ?

QUALIOPI sera obligatoire à compter du 1er janvier 2021 et DATADOCK est encore exigé jusqu’à fin 2020. En préparant votre certification QUALIOPI dès maintenant, vous n’aurez pas à répondre de nouveau aux 21 indicateurs. Il suffira d’indiquer l’obtention de votre certification dans DATADOCK.

Si vous souhaitez mettre en conformité votre organisme de formation en vous préparant à QUALIOPI mais pas tout seul, 2 solutions :

  • Une action de formation sur 18 heures (5 demi-journées et 3h d’accompagnement entre les séances) en inter pour un groupe de 2 à 4 stagiaires en visioconférence
  • Une action de formation sur 2 jours en individuel (en présentiel ou en visioconférence)

Renseignez-vous auprès de votre OPCO ou votre FAF pour connaitre votre budget de prise en charge de formation.  Contactez-moi   pour toute question.

 

 

CRM ou ERP ?

CRM ou ERP ?

Pour toutes les TPE, choisir un outil qui permet de faire ses devis et ses factures, c’est primordial. C’est l’image de marque et le professionnalisme de l’entreprise qui en dépend ! ERP ou CRM, quelle est la différence ?

ERP : Enterprise Resource Planing, en français cela indique un Progiciel de Gestion Intégré (PGI)

L’ERP est un support organisationnel pour tous les services de l’entreprise (service production, service commercial, service des achats, service financier, etc) : c’est un système d’information composé de plusieurs applications partageant une même base de données.

Ce progiciel, à la base, était surtout destiné aux entreprises industrielles afin d’optimiser leur suivi financier et de contrôler la gestion de l’entreprise.

Gros avantage : dès qu’une personne d’un service utilise le progiciel en rentrant une donnée, les autres services ont l’information en temps réel et peuvent traiter cette donnée.

Petit à petit, l’ERP s’est démocratisé pour les TPE qui veulent gérer leurs achats fournisseurs (commandes), leurs stocks (livraisons), leurs ventes (devis et factures) et leur comptabilité (évolution du budget).

Mais lorsque vous n’êtes qu’une entreprise dans le secteur tertiaire, avez-vous besoin de tous ces modules ?

CRM : Customer Relationship Management, en français cela indique la Gestion Relation Client (GRC)

Le CRM est donc un module de l’ERP qui concerne essentiellement le suivi commercial de vos prospects et clients.

Il est donc ciblé vers le service des ventes afin d’optimiser la relation entre les vendeurs et leurs clients.

L’objectif : identifier ses prospects et ses clients et apporter une réponse sur mesure en fonction du secteur d’activité, de leur centre d’intérêt. En effet, depuis l’avènement du web marketing, le vendeur n’a plus uniquement une relation en face à face avec son client.

Votre métier n’est pas d’être “vendeur”, me direz-vous !

Certes, mais toute entreprise, de la TPE à la PME, a l’obligation de connaitre les clients avec qui elle commerce ou échange un service. Sans quoi, ses offres ne vont plus correspondre aux besoins exprimés. Le but est d’utiliser le CRM comme outil de prospection et de fidélisation, cela s’entend !

Lorsque j’ai commencé à intégrer différents réseaux professionnels, je me suis rapidement retrouvée à trier et classer des cartes de visite.

1er réflexe : j’ai commencé à retranscrire toutes les données collectées sur la carte dans un tableur Excel (avec filtre automatique bien entendu) pour constituer ma 1ère base de données prospects/clients. Puis, en créant les devis, je resaisissais à nouveau les données inscrites dans ma base de données. J’ai commencé à élaborer mes premières statistiques mais cela est vite devenue une usine à gaz !

J’ai ensuite rencontré différents éditeurs d’ERP/CRM afin de me rendre compte des différentes fonctionnalités offertes. La technologie d’Internet permet maintenant de dématérialiser ces outils et cela est plus particulièrement vrai pour le CRM. Vous pouvez le personnaliser en fonction de votre activité professionnelle (le développement est nettement plus élevé pour un ERP).

Avantages d’utiliser un CRM

Pour une TPE, le CRM peut paraître fastidieux au début car elle doit saisir toutes les données de ses clients pour constituer sa base de données. Mais après, quel gain de temps !

  • Toute sa base clients lui permet de créer devis, bons de commande, factures sans rien resaisir à chaque fois !
  • Les informations qualitatives (type d’activité, provenance, effectifs, etc) vous permettent de sortir rapidement des tableaux de bord et des statistiques.
  • Vous pouvez ainsi cibler plus efficacement votre moyen de communication avec le contenu adapté !
  • De plus en plus de CRM sont également en version “application sur smartphone”. Cela vous garantit de modifier les informations sur vos contacts (téléphones ou adresses mail) en temps réel, où que vous soyez !

Je pourrai vous parler d’autres avantages d’adopter un CRM, mais le plus simple est encore de me contacter afin de vous conseiller sur le choix de votre logiciel !

Pour ma part, j’ai choisi JLOGIGIELS, avec le module Organisme de Formation !

Membre de Jury professionnel pour les assistant.e.s

Membre de Jury professionnel pour les assistant.e.s

Membre de jury depuis 2012 auprès de la DIRECCTE après un stage au Centre AFPA de Balma, je viens de réaliser mon 10ème passage de titre professionnel auprès de personnes en reconversion professionnelle.

Depuis 6 ans, j’ai demandé plusieurs habilitations en fonction de l’évolution des métiers : assistant.e de direction, assistant.e administratif.ve, secrétaire comptable, assistant.e manager, formateur.rice. Mon habilitation est intégrée dans la base de données de la DIRECCTE et je peux être appelée par un centre de formation (AFPA, ADRAR, CPPU, GRETA, etc) pour composer un jury en fonction des examens à faire passer (Niveau III BTS la plupart du temps).

Participer à un jury me fait comprendre que j’ai une expertise à partager et que mon rôle consiste autant à conseiller qu’à former.

Devenir membre de jury

J’ai commencé par suivre une formation délivrée par un centre de formation habilité pour comprendre le rôle et les enjeux d’être membre de jury . Après avoir passé un QCM en ligne, j’ai reçu un courrier postal me confirmant mes habilitations.

Depuis, je suis appelée 1 à 2 fois par an pour participer à des jurys sur 2 jours en moyenne dans la région Occitanie (Toulouse, Albi, Carcassonne).

Relation en tant que membre de jury

Cela me permet de :

  • rencontrer des professionnels de la formation
  • d’échanger sur les évolutions de mon métier
  • de rencontrer des candidats, soit en formation initiale, soit en reconversion professionnelle, soit en VAE (Validation des Acquis de l’Expérience)

Objectifs

Mon objectif n’est pas uniquement de juger les compétences techniques d’un candidat mais surtout de déceler son savoir-être et de vérifier qu’il a bien compris la culture professionnelle de son futur métier. Bien évidemment, je tiens compte de son vécu et de ses différentes expériences professionnelles mais je m’intéresse surtout à ses projets futurs.

  • Si le candidat est en recherche d’emploi : je vais le conseiller sur ce qu’il doit mettre dans son CV et sur sa posture lors d’un entretien d’embauche. Je vais surtout l’encourager à persévérer dans son nouvel emploi et/ou à renforcer certaines compétences si je décèle des lacunes (l’anglais surtout).
  • Si le candidat a trouvé un emploi : je vais le conseiller en partageant mon expertise en fonction de son emploi et de son rang hiérarchique (les responsabilités ne sont pas les mêmes).

L’entretien final est donc primordial :

  • je prends le temps de revoir avec le candidat les compétences qu’il n’a pas su mettre en pratique dans ses exercices écrits, dans les entretiens oraux (entretien téléphonique et/ou face à face).
  • Je vérifie si c’est un manque de compétence ou un manque de temps (on voit ensemble à ce moment-là la gestion des priorités).
  • C’est après que je parle de son stage qu’il a effectué dans l’entreprise de son choix, en discutant avec lui sur les activités qu’il a pu entreprendre (mise en situation, autonomie, service, etc).
  • Cette discussion me sert ensuite à l’encourager : soit vers le métier dont il vient de faire la formation, soit vers une voie professionnelle qui lui conviendrait le mieux si je sens qu’il n’est pas à l’aise (ex : orienter un candidat vers un poste d’assistant administratif plutôt que vers un porte d’assistant commercial).

Réseau Professionnel

Je lui indique également de faire partie d’un réseau professionnel (la FFMAS par exemple). L’objectif est de :

  • faire de la veille sur l’évolution du métier d’assistanat
  • être en contact avec des membres de son propre métier

Si vous aussi, vous êtes intéressé pour devenir membre de jury, cliquez ici ! Si vous souhaitez simplement me contacter pour en discuter, cliquez !

DATADOCK référentiel Qualité de la Formation

DATADOCK référentiel Qualité de la Formation

C’est quoi le Datadock ?

Pour faire simple, le Datadock est un outil qui simplifie les démarches des organismes pour se faire référencer par les financeurs (ils s’inscrivent une seule fois pour tous les financeurs associés au projet), et qui simplifie également le travail des financeurs, grâce à l’interfaçage réalisé avec leurs propres systèmes d’information.

En bref, c’est une base de données qui permet aux financeurs de la formation professionnelle de vérifier la conformité des organismes de formation aux critères qualité définis par la Loi.

Ce que dit la loi

La loi du 5 mars 2014 confie à tous les financeurs de la formation professionnelles la responsabilité du suivi et du contrôle de la qualité des organismes de formation avec lesquels ils travaillent, pour améliorer la transparence de l’offre de formation et favoriser une montée en charge progressive de la qualité des actions de formation.

Le décret n°2015-790 du 30 juin 2015 fixe les critères qui permettent aux financeurs de la formation professionnelle continue de s’assurer de la qualité des actions de formation. Ce décret :

  • Établit le calendrier avec une mise en application au 1er janvier 2017
  • Précise que les financeurs mettent à disposition des organismes de formation, des entreprises et du public, selon des modalités qu’ils déterminent, des informations relatives aux outils, méthodologies et indicateurs permettant de faciliter l’appréciation de la qualité des formations dispensées
  • Fournit les six critères qui doivent être évalués :
    • L’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé
    • L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires
    • L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation
    • La qualification professionnelle et la formation continue des personnes chargées des formations
    • Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus
    • La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires
  • Demande aux organismes financeurs d’inscrire et de publier le 1er janvier 2017 la liste des organismes de formation qui remplissent les critères évalués
  • Charge les organismes financeurs de veiller à l’adéquation financière des prestations de formation achetées et aux tarifs pratiqués pour des prestations analogues

Les critères ont pour vocation d’améliorer la lisibilité de l’offre de formation, d’inciter les prestataires de formation à donner davantage d’informations utiles aux financeurs et aux bénéficiaires, notamment sur les résultats obtenus aux examens et d’accès à l’emploi, et d’accroître la capacité de l’offre de formation à s’adapter aux besoins du public à former.

Mon accompagnement

Datadock est donc le saint Graal à obtenir pour tout organisme de formation qui souhaite se faire financer ses actions de formation par les OPCO. Mais il ne doit pas vous bloquer dans votre activité de formateur !

Ce référentiel qualité sera obligatoire jusqu’au 30 décembre 2020. Alors, 2 solutions :

  • Vous procrastinez et vos formations ne peuvent pas être prises en charge (tout ou partie en fonction des critères de prise en charge pour chaque OPCO) !
  • Vous faites appel à une professionnelle comme moi afin d’arriver jusqu’à la validation !

Etant moi-même prestataire de formation, dès 2017, j’ai du comprendre et répondre aux questions. Mais lorsqu’on n’est pas spécialisé, le langage qualité demande une petite traduction. Forte d’un travail de partenariat avec SYNOOSYS et d’une formation avec l’AGEFOS, j’ai pu arriver à la validation du DATADOCK. Par la suite, mes propres clients m’ont demandé de mettre à profit cette expertise acquise et de les accompagner dans cette démarche qualité.

Plusieurs avantages :

  • vous gagnez du temps !
  • vous montez en compétences !
  • vous obtenez des documents de formation (convention, feuille de présence, attestation de fin de stage, etc) tels que les OPCO les demandent !
  • Et vous, quel est votre avantage qui n’est pas encore cité ?

Bien évidemment, la réforme de la formation professionnelle est en pleine transition et la certification pointe le bout de son nez, mais j’en parlerai dans une prochaine actualité ! Pour l’instant, je participe aux webinaires afin de me renseigner sur le prochain référentiel national qualité (RNCQ) qui va être mis en place dès que le décret sera validé en juin 2019 !

En attendant, si vous souhaitez continuer à travailler et offrir vos offres de formation, DATADOCK étant obligatoire, ne restez pas sur le carreau et profitez de mes services ! Contactez-moi !